1. Predmet i svrha dokumenta
Ovaj dokument predstavlja posebnu obavijest o obradi osobnih podataka sukladno čl. 10. Zakona o zaštiti ličnih podataka Federacije Bosne i Hercegovine (Sl. glasnik FBiH br. 49/06) i detaljno objašnjava kako Hotel Novitas obrađuje vaše lične podatke kada putem web stranice pošaljete upit za rezervaciju smještaja ili katering usluge.
Ovaj dokument dopunjuje Politiku privatnosti i Uvjete korištenja koji su sastavni dio pravnog okvira naše web stranice (https://hotel-novitas.com). U slučaju nejasnoća ili proturječnosti, primjenjuje se ovaj dokument kao lex specialis za obradu rezervacijskih podataka.
2. Voditelj obrade
Hotel Novitas
HVO br. 8, 80101 Livno, Federacija Bosne i Hercegovine, Bosna i Hercegovina
E-mail: info@hotel-novitas.com
Telefon: +387 63 720 181
Web: https://hotel-novitas.com
Hotel Novitas je voditelj obrade i odgovoran je za zakonitu, poštenu i transparentnu obradu vaših osobnih podataka sukladno važećim propisima FBiH i BiH.
3. Koje podatke prikupljamo i zašto
Obrazac za rezervaciju smještaja prikuplja sljedeće kategorije podataka:
3.1 Obavezna polja
| Podatak | Razlog obaveznosti |
|---|---|
| Ime i prezime | Identifikacija gosta, priprema ugovora o smještaju, zakonska evidencija gostiju |
| E-mail adresa | Jedini pouzdani kanal za slanje potvrde rezervacije i ponude |
| Datum prijave (check-in) | Provjera raspoloživosti smještajnih jedinica |
| Datum odjave (check-out) | Provjera raspoloživosti, obračun cijene boravka |
| Broj gostiju | Provjera kapaciteta, priprema ponude, zakonska evidencija |
Bez navedenih podataka tehnički nije moguće obraditi vaš upit niti vam dostaviti ponudu.
3.2 Opcionalna polja
| Podatak | Svrha prikupljanja |
|---|---|
| Broj telefona | Brža komunikacija u slučaju hitnih promjena ili nemogućnosti kontakta e-mailom |
| Tip sobe / preferencija | Prilagodba ponude vašim potrebama |
| Posebni zahtjevi / napomena | Prilagodba usluge (npr. alergije, potreba za dodatnim krevetom, proslava) |
Nepružanje opcionalnih podataka ne sprječava podnošenje upita, ali može produljiti trajanje obrade ili ograničiti mogućnost prilagodbe usluge.
3.3 Posebne kategorije podataka
Ako u polju za napomene navedete podatke koji potpadaju pod posebne kategorije (npr. zdravstvene informacije poput alergija, prehrambenih ograničenja, potreba za pristupačnošću), takvi podaci obrađuju se isključivo radi ispunjenja vašeg zahtjeva i s posebnom pažnjom sukladno čl. 7. Zakona o zaštiti ličnih podataka FBiH. Molimo vas da navodite samo podatke koji su nužni za organizaciju boravka.
4. Svrhe obrade i pravne osnove
| Svrha obrade | Pravna osnova | Napomena |
|---|---|---|
| Primanje i obrada upita za rezervaciju | Predugovorne radnje na vaš zahtjev (čl. 5. st. 1. t. 2. Zakona) | Od trenutka slanja obrasca |
| Provjera dostupnosti smještajnih jedinica | Predugovorne radnje na vaš zahtjev | Interna provjera sustava |
| Kontakt radi potvrde, pojašnjenja ili slanja ponude | Predugovorne radnje na vaš zahtjev | E-mail ili telefon |
| Priprema i sklapanje ugovora o smještaju | Izvršenje ugovora (čl. 5. st. 1. t. 2. Zakona) | Nakon vaše pisane potvrde |
| Evidencija gostiju sukladno Zakonu o ugostiteljskoj djelatnosti FBiH | Zakonska obveza (čl. 5. st. 1. t. 3. Zakona) | Primjenjuje se nakon stvarnog dolaska |
| Računovodstvena evidencija i izdavanje računa | Zakonska obveza - Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH | Primjenjuje se nakon plaćanja |
| Zaštita pravnih interesa u slučaju spora | Legitimni interes voditelja obrade (čl. 5. st. 1. t. 5. Zakona) | Rok čuvanja 3 god. |
Napomena o marketingu: Podaci prikupljeni putem obrasca za rezervaciju ne koriste se u marketinške svrhe (newsletter, promocije, personalizirane ponude) bez vaše posebne, izričite i dokumentirane privole. Obrazac za rezervaciju ne služi toj svrsi.
5. Primatelji podataka i izvršitelji obrade
Vaše podatke možemo dijeliti isključivo u sljedećim slučajevima:
5.1 Zaposlenici Hotel Novitas
Pristup podacima imaju isključivo ovlašteni zaposlenici Hotel Novitas čiji je pristup neophodan za obradu vašeg upita:
- Osoblje recepcije - za potvrdu i pripremu rezervacije
- Menadžment - za odobrenje posebnih uvjeta ili upravljanje kapacitetima
- Računovodstvo - isključivo nakon potvrđene rezervacije i plaćanja
Svi zaposlenici s pristupom osobnim podacima gostiju obvezani su povjerljivošću.
5.2 Izvršitelji obrade (IT pružatelji usluga)
| Naziv | Uloga | Pravna osnova pristupa |
|---|---|---|
| F&M d.o.o. | Pružatelj hosting i održavanja web stranice | Ugovor o obradi podataka; pristup isključivo u okviru tehničke podrške, bez prava korištenja u vlastite svrhe |
Svi izvršitelji obrade ugovorno su obvezani zaštititi vaše podatke i ne smiju ih koristiti u svrhe koje nisu ugovorene s Hotel Novitas.
5.3 Državni organi
Podatke dostavljamo nadležnim državnim organima (porezna uprava, turistička inspekcija, policija) isključivo ako to zakon izričito zahtijeva ili na temelju valjane sudske odluke.
5.4 Prijenos u treće zemlje
Vaši podaci iz rezervacijskog obrasca ne prenose se u treće zemlje izvan Bosne i Hercegovine, osim ako koristite vanjske platforme za rezervacije (npr. Booking.com) koje imaju vlastite politike privatnosti.
6. Rokovi čuvanja podataka
| Vrsta dokumentacije | Rok čuvanja | Pravna osnova roka |
|---|---|---|
| Upiti koji nisu rezultirali rezervacijom | 3 godine od zadnjeg kontakta | Zaštita legitimnih interesa (mogući sporovi) |
| Potvrđene rezervacije - korespondencija | 5 godina od datuma boravka | Zakon o obligacijskim odnosima (zastarni rok potraživanja) |
| Računovodstvena dokumentacija (računi, uplate) | Minimalno 10 godina | Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH (čl. 14.) |
| Evidencija gostiju (turistička knjiga) | Sukladno propisima o ugostiteljskoj djelatnosti FBiH | Zakon o ugostiteljskoj djelatnosti FBiH |
| Zapisi o privolama (gdje je primjenjivo) | Do povlačenja privole + 1 godina | Dokazivanje zakonitosti obrade |
Po isteku roka čuvanja, podatke brišemo ili anonimiziramo na siguran način.
7. Vaša prava kao subjekta podataka
Sukladno čl. 16.–24. Zakona o zaštiti ličnih podataka FBiH imate sljedeća prava:
| Pravo | Opis | Kako ostvariti |
|---|---|---|
| Pravo na pristup | Možete zatražiti potvrdu obrađujemo li vaše podatke i dobiti kopiju istih | Pisani zahtjev na info@hotel-novitas.com |
| Pravo na ispravak | Možete zatražiti ispravak netočnih ili dopunu nepotpunih podataka | Pisani zahtjev na info@hotel-novitas.com |
| Pravo na brisanje | Možete zatražiti brisanje podataka kada su ispunjeni zakonski uvjeti (npr. podaci više nisu potrebni za svrhu prikupljanja) | Pisani zahtjev - uz napomenu da brisanje nije moguće dok traje zakonska obveza čuvanja |
| Pravo na ograničenje obrade | Možete zatražiti privremenu obustavu obrade u određenim slučajevima | Pisani zahtjev uz naznaku razloga |
| Pravo na prigovor | Možete uložiti prigovor na obradu temeljenu na legitimnom interesu | Pisani zahtjev uz naznaku razloga |
| Pravo na povlačenje privole | Ako je obrada temeljena na privoli, možete je povući bez negativnih posljedica za prethodno zakonitu obradu | Pisani zahtjev ili odjavnica u e-mailu |
| Pravo na pritužbu | Imate pravo podnijeti pritužbu AZLP-u | Vidjeti čl. 8. |
Rok odgovora: Odgovorimo na svaki zahtjev u roku od 30 dana od primitka. U slučaju složenih ili višestrukih zahtjeva, rok možemo produžiti za dodatnih 60 dana uz obrazloženje.
8. Pravo na pritužbu nadzornom tijelu
Ako smatrate da obrađujemo vaše podatke protivno zakonu, imate pravo podnijeti pritužbu:
Agencija za zaštitu ličnih podataka Bosne i Hercegovine (AZLP)
Bana Milosavljevića 2, 78000 Banja Luka
E-mail: office@azlp.ba
Web: https://www.azlp.ba
Molimo vas da nas prethodno kontaktirate na info@hotel-novitas.com kako bismo pokušali riješiti vaš zahtjev izvansudskim putem u razumnom roku.
9. Sigurnost podataka pri obradi rezervacija
Primjenjujemo sljedeće tehničke i organizacijske mjere zaštite vaših podataka:
- Šifrirana veza (HTTPS/TLS) pri prijenosu podataka putem obrasca
- Kontrola pristupa - podaci su dostupni samo ovlaštenim zaposlenicima
- Sigurno pohranjivanje kod provjerenih pružatelja hosting usluge (F&M d.o.o.)
- Pseudonimizacija gdje je to primjenjivo i tehnički izvedivo
- Redovite provjere sigurnosnih mjera
U slučaju sigurnosnog incidenta koji može utjecati na vaše podatke, obavijestit ćemo vas bez nepotrebnog odgađanja sukladno zakonskim obvezama.
10. Važne napomene o procesu rezervacije
10.1 Upit nije rezervacija
Slanje online upita ne predstavlja potvrđenu rezervaciju niti obvezu plaćanja s bilo koje strane. Upit je poziv na pregovore u smislu Zakona o obligacijskim odnosima. Obvezujući ugovor nastaje tek pisanom potvrdom Hotel Novitas koja uključuje:
- potvrđene datume prijave i odjave
- točnu cijenu boravka s PDV-om
- uvjete plaćanja i depozita
- uvjete otkazivanja i povrata sredstava
- posebne dogovorene uvjete
10.2 Katering upiti
Za upite vezane uz katering usluge i organizaciju događaja primjenjuju se analogna načela obrade podataka opisana u ovom dokumentu. Specifičnosti obrade katering upita (npr. podaci o broju gostiju na događaju, prehrambene preferencije) opisani su u Politici privatnosti.
10.3 Grupne rezervacije
Za grupne rezervacije (10 i više gostiju) ili dugoročne boravke mogu se primjenjivati posebni uvjeti i ugovori koji će biti dostavljeni zasebno. Obrada podataka svih gostiju u grupi provodi se sukladno ovom dokumentu.
11. Izmjene ovog dokumenta
Ovaj dokument možemo ažurirati radi usklađivanja s promjenama propisa, poslovnih procesa ili korištenih tehnologija. Datum zadnje izmjene naveden je na vrhu dokumenta. Preporučujemo povremeni pregled.
12. Kontakt za zaštitu podataka
Za sva pitanja, zahtjeve ili prigovore u vezi obrade osobnih podataka:
Hotel Novitas
HVO br. 8, 80101 Livno, Federacija Bosne i Hercegovine
E-mail: info@hotel-novitas.com
Telefon: +387 63 720 181